Nouvel article sur la gestion de temps et de projet, la loi de Parkinson. La loi de Parkinson énonce qu’importe le temps que l’on a à disposition, le travail s’étirera jusqu’à prendre tout le temps dont on dispose. Moins l’on a de temps pour réaliser ses objectifs, plus on mettra un plan d’action efficace pour achever le travail dans les délais impartis.
D’où vient cette loi :
La loi de Parkinson porte le nom de Cyril Parkinson qui l’a théorisé en 1955 dans un article journalistique. Il y écrivait « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. » et il concluait que « le choix du temps à déterminer pour l’accomplissement était primordial pour l’efficacité. »
Comment l’appliquer ?
Contrairement à ce que l’on a eu l’habitude durant les études, dans la vie professionnelle, il n’y a pas de temps imparti pour chaque action. Durant la vie scolaire, on a une à quatre heures imparties pour chaque matière, puis on passe à la suivante. Seulement dans la vie professionnelle, on a un nombre d’actions à effectuer mais personne pour nous dire quand passer à la tâche suivante. C’est alors à nous de gérer notre temps, de connaître nos priorités.
Il faut également savoir différencier objectifs et occupations.
Être occupé c’est une bonne chose, mais est-ce que l’occupation en question permet d’obtenir des résultats concrets ? Voilà, la meilleure manière de réfléchir. Pour cela, il faut connaître ses objectifs, ce que l’on veut réaliser, bien savoir quelles sont les actions à effectuer pour atteindre ce résultat. Si vous ne savez pas comment faire, je vous invite à lire mon article sur la méthode SMART pour planifier vos projets. Une fois, que vous savez exactement ce que vous devez faire comme action, il faut apprendre à les prioritiser.
Il ne faut pas perdre de vue que lorsque l’on a la possibilité de faire des tâches plus plaisantes, le cerveau fera que l’on va les faire en premier, même si elles ne sont que des occupations. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet, n’hésitez pas à lire mon article sur la loi de Laborit.
Concrètement pour mettre en place la loi de Parkinson, vous devez établir une liste d’action à faire, puis vous devez vous donner un délais pour réaliser cette action, puis passer à la suite.
Ce n’est pas toujours évident au début de savoir de combien de temps on a exactement besoin pour chaque action, ce qui rend encore plus difficile de savoir combien d’action l’on peut effectuer chaque jour.
Ce que je vous conseille c’est de vous fixer une à trois grosses actions chaque jour pour avancer sur vos objectifs, puis une à trois moins importantes/urgentes et trois actions rapides et de travailler en utilisant la méthode Pomodoro.
Exemple de l’une de mes To-do List :
- monter une vidéo pour YouTube
- écrire 2000 mots environ
- lire un chapitre sur un livre d’écriture
- avancer sur les cours de personnal branding
- réfléchir à une nouvelle vidéo pour Youtube
- ranger mon bureau
- envoyer un mail pour un salon
- regarder si un paiement est bien passé sur le compte pro
Mon planning pourrait ressembler à cela :
- Matin : écriture (1h30) + cours sur le personnal branding (1h) + réflexion sur la nouvelle vidéo YouTube (30min)
- Après-midi : montage vidéo (2h) + mail/banque/finir les réfléxion sur la vidéo YouTube (30 min)
- Soir : Lecture (30 min) + Rangement (30 min) + Bilan du jour/planification du lendemain/BuJo écriture (30min)
En utilisant la méthode Pomodoro, je sais que je me ménage des temps de pauses régulier. Par exemple durant la longue pause matinale, je vais faire des étirements ou une chorégraphie burlesque, promener le chien. Durant la pause de l’après-midi je vais marcher ou faire du sport. Généralement, je ne prévois pas autre chose que des activités physiques durant mes pauses parce que j’ai besoin de faire du sport pour me réoxygéner. Je prévois également du temps le midi et le soir pour des activités vraiment détentes, ménagères ou sociales, mais lorsque je travaille, je n’arrive pas à être productive si je ne me dépense pas physiquement. J’ai la chance de pouvoir faire cela parce que je travaille de chez moi. Bien entendu, tout le monde n’a pas ce genre de possibilité.
J’aime bien avoir de petits actions que je peux regrouper, cela me donne l’impression d’avoir été active et occupée. Savoir que j’ai écris 2000 mots sur 80 000 que je planifie d’écrire pour un roman, me donne l’impression de ne pas avancer, car l’objectif final est dans longtemps. Faire 3 petites actions courtes permet de gruger mon cerveau et de me dire : « Ah ! j’ai fais plein de choses ! » des choses dont je vois le résultat à court terme et c’est d’autant plus motivant.
Astuce :
Lorsque je bloque sur une des actions, je passe à de petites actions ou une autre grande action. Par exemple, si je matin, je n’arrive pas à écrire autant que je le voudrais, que cela bloque (qu’importe la raison), je vais essayer de changer l’ordre de mes actions. J’écris 25 min et je vois que je n’avance pas ? Pas de problème, ma seconde tâche Pomodoro sera d’avancer sur mes cours de personnal branding. Lors du montage si je galère de trop après 2 fois 25 min de travail, je vais faire mes petites actions comme rédiger le mail ou checker le compte en banque etc.
La loi de Parkinson est un excellent moyen de lutter contre la procrastination et d’aller à l’encontre de la loi de Laborit. Je ne dis pas que cela permet de palier à toutes les fois où l’on n’a pas envie de travailler, mais cette loi permet de lutter contre le syndrome de la page blanche car on a un temps définit puis on passe à autre chose. Cela est d’autant plus vrai lorsque l’on doit faire des actions rébarbatives ou difficiles.
Couplé à la loi de Laborit, elle permet de se mettre de plus facilement et efficacement au travail.
Si au début, vous ne savez pas de combien de temps vous allez avoir besoin pour chaque action, n’hésitez pas à prendre des notes. Calculer combien de mots vous avez écrit en 25 min, par exemple. Combien de pages, vous avez corrigé ? Combien de minutes de vidéo vous avez pu monter ? Etc. Bien entendu, toutes ces actions varient en fonction des projets.
Je sais que fréquemment j’écris entre 500 et 1000 ou même 1250 mots en 25 min, mais parfois je ne vais écrire que 250 mots. Ce n’est pas grave. C’est à cela que servent les ajustements. Il faut savoir se « forcer » à travailler, mais il faut également garder en tête que parfois tout n’avance pas comme on le voudrait, c’est correct.
Les avantages :
Les avantages de la mise en application de la loi de Parkinson, c’est ne pas réfléchir à ce que vous avez à faire. Vous connaissez du matin (ou juste avant votre séance d’écriture) ce que vous avez prévu la veille. Il faut seulement à agir. De plus, le fait de mettre un chronomètre permet de se dire que même si l’on n’aime pas ce que l’on fait (coucou les tâches administratives), ce n’est pas grave après 25 min on passera à une activité plus plaisante. C’est nettement plus motivant.
Est-ce que vous connaissez et pratiquez la loi de Parkinson ?
Comment cela se passe-t-il pour vous ?
En attendant le prochain article
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